Software gestionale per le operazioni di sbarco di veicoli
La richiesta
Un operatore logistico automotive aveva bisogno di digitalizzare e rendere più affidabile la gestione delle operazioni di sbarco Ro-Ro, superando i limiti degli Excel. L’aumento dei volumi, la complessità dei listini e il calcolo in tempo reale di attivo e passivo richiedevano uno strumento capace di tracciare ogni attività e garantire controllo economico continuo.
La soluzione AIM
AIM ha sviluppato un gestionale custom basato sui processi reali del cliente, con tracciabilità puntuale delle operazioni, listini configurabili e calcolo automatico dei costi. Dashboard e report in tempo reale assicurano visibilità completa, riducendo errori e migliorando l’efficienza operativa.
Quando il tempo è un costo, il controllo diventa leva competitiva.
Il caso di un gestionale custom per il controllo delle operazioni di sbarco delle auto in porto.
Nella gestione delle operazioni di sbarco e della logistica delle auto in porto, il tempo non è una variabile neutra.
Ogni giorno di permanenza a bordo nave, in banchina o in piazzale genera costi progressivi, spesso legati a tariffe differenti per singola nave, brand o fornitore. A questo si aggiungono penali, regimi tariffari che cambiano in funzione del nulla osta doganale o di fattori stagionali, e una forte incidenza delle eccezioni operative.
In questo scenario, il monitoraggio puntuale delle attività (log per log, giorno per giorno, anche quando non si lavora) è una componente essenziale della gestione economica del processo. Non solo per rendicontare ciò che è già accaduto, ma per mantenere visibilità sull’evoluzione dei costi mentre le operazioni sono ancora in corso e poter intervenire tempestivamente in caso di scostamenti.
Prima dell’introduzione del nuovo applicativo sviluppato da AIM, questo controllo veniva eseguito attraverso fogli Excel, che consentivano di gestire l’operatività quotidiana e di mantenere una visione complessiva del processo. Tuttavia, con l’aumento dei volumi, la variabilità delle tariffe e la crescita delle eccezioni operative, mantenere coerenza tra dato operativo e valorizzazione economica richiedeva un carico manuale elevato e comportava un rischio crescente di errore e disallineamento.
L’investimento in un gestionale custom non nasce quindi dalla volontà di supportare il lavoro, rendendolo più sostenibile nel tempo, più affidabile e più efficiente in tempo reale.
Approccio progettuale
Partiamo dal presupposto che non esistono soluzioni software standard già pronte in grado di coprire in modo adeguato le specificità operative della gestione delle auto in porto.
Per questo è stato sviluppato un gestionale completamente custom, costruito intorno ai processi reali del cliente.
L’architettura applicativa è volutamente snella: la complessità non è nella struttura dello strumento, ma nelle regole di business che governano il calcolo economico, la tracciabilità delle operazioni e la gestione delle eccezioni.
Il modello informativo ruota intorno a un’entità centrale: la nave, gestita come record strutturato, arricchito da attributi configurabili, tra cui:
• provenienza,
• riferimenti doganali,
• piazzale (compound),
• commessa,
• stato delle attività di sbarco.
Su questa base si innesta la gestione operativa quotidiana.
Funzionalità implementate
1. Tracciabilità delle operazioni di sbarco
Ogni giornata operativa viene registrata tramite un sistema di logging strutturato, che consente di:
- registrare le unità sbarcate giorno per giorno;
- attribuire ogni operazione all’operatore che l’ha effettuata;
- mantenere uno storico completo delle attività.
Questo ha permesso di superare la frammentazione dei file Excel, costruendo una base dati unica, coerente e verificabile.
2. Gestione della permanenza e valorizzazione economica
Il cuore del sistema è il calcolo continuo di attivo e passivo legato alle operazioni di sbarco:
- l’attivo è associato a commesse e brand, con tariffe per unità definite a listino;
- il passivo è legato ai costi di permanenza delle auto a bordo nave e in porto, con valori che crescono progressivamente in funzione dei giorni di stazionamento e delle condizioni operative (inclusi i vincoli legati ai nulla osta doganali).
Il sistema applica queste logiche in tempo reale, durante lo svolgimento delle attività, evitando ricalcoli manuali a posteriori.
Nei giorni non lavorativi, Abbiamo creato un’automazione che garantisce continuità informativa replicando l’ultimo stato operativo, così da mantenere corretta la valorizzazione della permanenza.
3. Gestione dei listini e aggiornamenti tariffari
Uno degli aspetti più critici nel processo precedente era la gestione delle variazioni tariffarie.
Nel nuovo gestionale:
- i listini sono configurabili per brand, nave e periodo temporale;
- ogni modifica attiva automaticamente un ricalcolo massivo delle attività interessate;
- le righe di log ricalcolate vengono evidenziate per facilitare la verifica;
- viene generato un resoconto automatico delle modifiche effettuate.
Questo ha eliminato la necessità di interventi manuali su più file, riducendo drasticamente il rischio di errore e i tempi di aggiornamento.
4. Dashboard operative e monitoraggio
Il sistema mette a disposizione una dashboard grafica intuitiva che consente di:
- monitorare in tempo reale lo stato delle operazioni di sbarco;
- distinguere tra attività in corso e completate;
- filtrare per nave, piazzale, periodo o commessa;
- gestire carichi operativi elevati (fino a oltre 1.500 veicoli al giorno) senza perdere visibilità.
Un supporto operativo quotidiano, utile per prendere decisioni mentre il lavoro è in corso.
5. Ricerca interna e reportistica
A completamento del sistema sono stati implementati:
- un motore di ricerca interno per interrogare rapidamente lo storico delle operazioni;
- strumenti di reportistica personalizzati in base agli attributi selezionati, utili sia per l’analisi operativa sia per il controllo economico delle singole commesse.
Lessons learned
Il passaggio da una gestione basata su Excel a un gestionale custom ha prodotto un cambiamento sostanziale:
- significativa riduzione del rischio di errore;
- allineamento continuo tra dato operativo e valorizzazione economica;
- maggiore velocità nell’aggiornamento delle tariffe;
- maggiore trasparenza e tracciabilità delle attività;
- supporto concreto al lavoro quotidiano degli operatori, soprattutto nelle fasi di maggiore pressione operativa.
Il valore del progetto non è solo tecnologico, ma di processo: grazie a un approccio di Business Process Management, AIM ha trasformato un insieme di attività complesse in un modello operativo strutturato, supportato da uno strumento software costruito su misura e scalabile (sono già in corse nuove integrazioni e funzionalità).
