Cliente: Cora Trasporti Soc. Coop
La richiesta
Gestire migliaia di lettere di vettura al mese con processi manuali e sistemi non integrati non era più sostenibile. CORA aveva bisogno di un unico strumento capace di unire documenti di trasporto, fatturazione e contabilità, rendendo i flussi più semplici, tracciabili e scalabili.
La soluzione AIM
AIM ha sviluppato un ERP su misura che integra l’intero ciclo LDV–fattura–contabilità in un unico cruscotto digitale. Un sistema web modulare, costruito sui processi reali di CORA, che automatizza i passaggi critici, riduce gli errori e supporta la crescita futura.
Non chiamatelo gestionale: ERP focalizzato sulla filiera documentale del trasporto che orchestra viaggi, documenti e contabilità senza deviazioni.
Una realtà strutturata, con oltre 3.500 lettere di vettura al mese da gestire tra viaggi, carburanti e fatture: CORA è una cooperativa di autotrasportatori attiva nella logistica portuale integrata tra Italia ed Europa con due sedi operative (Livorno e La Spezia), più di 80 soci collaboratori e una flotta di circa 130 mezzi. E volumi che non potevano più essere gestiti manualmente.
Quello che mancava era un sistema in grado di tenere insieme lettere di vettura, listini, clienti, schede carburanti, contabilità e carichi trasformando una filiera gestionale frammentata in un flusso continuo, tracciabile e scalabile.
AIM ha così progettato un software ERP su misura, un cruscotto digitale cucito addosso alle esigenze reali e quotidiane dell’azienda: non un semplice gestionale puntuale nella gestione dei dati, ma un sistema strutturato per ridurre errori e criticità, automatizzare i documenti e accelerare il ciclo viaggio–fattura lungo tutta la catena operativa.
Comprendere, prima di riscrivere: il reverse engineering applicato alle lettere di vettura
CORA utilizzava già un gestionale GESPE: un’applicazione Windows su server locale, basata su database MSSQL. Funzionava, ma non era capace di rispondere alle nuove esigenze di documentazione unificata: regole implicite, flussi modificati per stratificazioni successive, abitudini operative difficili da ricostruire.
AIM ha avviato un’attività di reverse engineering selettiva, affiancando il cliente con un obiettivo preciso: esplicitare il sapere operativo accumulato negli anni senza interrompere l’operatività quotidiana.
Come in un sistema di bordo computerizzato, che monitora ogni variabile del veicolo, abbiamo ricostruito i segnali digitali che regolavano i flussi di CORA. In particolare:
• la struttura del database e le discrepanze rispetto all’uso reale;
• le logiche di compilazione, duplicazione e stampa delle LDV;
• il flusso LDV → fattura → coordinamento con il loro sistema di fatturazione;
• le regole implicite: blocchi post-fattura, numerazioni automatiche, derivazioni per collaboratori esterni.
Un sistema che non nasce da un foglio bianco: emerge da un tracciato già percorso reso leggibile, coerente e aggiornabile. Formalizzato.
Come funziona il software-cruscotto che monitora l’intera filiera operativa
Architettura tecnica
Il sistema sviluppato da AIM è una web app modulare con architettura ibrida.
- Backend in PHP (Laravel) per API, batch, report e gestione documentale
- Frontend SPA in Vue.js + Bootstrap
- Database MySQL, con integrazione diretta al database MSSQL di Arca
- Rilasci in CI/CD tramite Jenkins
- Scambi automatici via SFTP per fatture e flussi contabili
- Infrastruttura configurata per garantire continuità operativa e failover
Controllo completo sul ciclo documentale di trasporto
Il sistema copre l’intero ciclo operativo: dalla creazione della lettera di vettura fino alla fatturazione elettronica e alla contabilizzazione. Ogni modulo è stato progettato per ridurre input manuali, semplificare le eccezioni e mantenere il controllo.
LDV: nuova architettura per le lettere di vettura
- Struttura modulare: intestazione, dettaglio, prese/consegne, servizi aggiuntivi, container, note
- Creazione rapida tramite duplicazione intelligente e pre-compilazione
- Stampa flessibile: con o senza importi, fino a 7 copie, buoni di ritiro container
- Caricamento documenti via QR (mobile) con archiviazione diretta
- Gestione LDV dedicate per collaboratori esterni, con regole e importi vincolati
Lo schema di fatturazione
- Invio singolo o massivo delle LDV
- Aggregazione automatica per cliente
- Generazione XML di scambio con il sistema di fatturazione (Arca)
- Controlli su modifiche post-fattura
- Gestione note di credito
- Riconciliazione carburanti e AdBlue con invio automatico dei dati
Quello che abbiamo ottenuto non è un sistema “chiuso”, ma un cruscotto operativo in continua evoluzione.
Un’infrastruttura che riduce errori, automatizza i passaggi critici e accompagna l’azienda nella crescita, perché progettata per integrare nuove funzionalità nel tempo, senza interrompere il lavoro quotidiano.
A distanza di un anno dalla prima release, stiamo infatti rilasciando un nuovo aggiornamento che semplifica e velocizza una fase chiave del processo: la preventivazione e l’acquisizione degli ordini, rendendo il flusso ancora più fluido fin dall’inizio.
Nuova gestione di listini e proforme
- Tariffe personalizzabili secondo diverse impostazioni (fisse o percentuali, su base chilometrica)
- Generazione listini Excel differenziati per sede (LI, SP) con invio automatico a contatti predefiniti e accesso per i clienti in area riservata per la creazione di preventivi personalizzati.
Più controllo, più visione, con la reportistica avanzata
Un ERP che va ben oltre la dashboard: questo software può creare anche reportistica utile nel quotidiano, predisposta per evolvere verso KPI dinamici e alert automatici, grazie a strumenti come:
- monitoraggio dei viaggi per vettore e per periodo;
- controllo dello stato di LDV e fatture;
- tracciamento dei rifornimenti per sede e mezzo;
- analisi economiche per cliente, servizio e sede.
Lesson learned: nuovo settore, nuovo metodo in sistema
Affrontare un progetto software in un settore complesso come gli autotrasporti significa imparare “lungo la strada”. E, nel caso di CORA, l’applicazione del reverse engineering non è stato solo un tecnicismo, ma una precisa scelta strategica che ci ha permesso di:
• partire da specifiche chiare, anche quando il sistema “era già noto”;
• testare su casi reali, con chi lavora ogni giorno sui flussi;
• considerare il go-live come un punto di osservazione e di debug operativo, non di arrivo;
• prevedere sempre una fase di assestamento per correggere e consolidare.
La piattaforma sviluppata per CORA nasce da esigenze specifiche, ma ha una struttura pronta a evolvere e adattarsi: una base tecnica solida, costruita su flussi reali, replicabile in altri contesti industriali e logistici. Perché ogni azienda ha un tracciato operativo da organizzare.
Se anche i tuoi processi necessitano di un sistema su misura, scopri come AIM può trasformarli in una roadmap digitale operativa contattaci.
