Comune di Pontedera (PI)
Il brief del Comune: coordinare, senza complicare
Il Comune di Pontedera non cercava un sistema di ticketing. Cercava un partner per progettare e coordinare in modo più automatizzato registrazioni e accredito, partenze scaglionate, checkpoint multipli e 8 tappe distribuite sul territorio, senza che tutto questo pesasse sull’esperienza di chi partecipa.
La soluzione AIM
Da questa necessità è nato il sistema: una webapp modulare open source costruita su tre livelli: utente finale, operatore di tappa, coordinamento centrale, capace di sincronizzare prenotazioni, check-in distribuiti e monitoraggio in tempo reale dei flussi di partecipanti.
Un elemento cruciale anche per la sicurezza: il percorso attraversava aree boschive e tratti impervi, quindi il sistema doveva facilitare il coordinamento con ambulanze, Protezione Civile e ANPAS, presenti in punti strategici per distribuire acqua e fornire indicazioni sul percorso.
Prenotazione e gestione eventi: la webapp 2.0 per la 20° edizione della Mangialonga di Pontedera
Come AIM ha digitalizzato un evento enogastronomico dal forte spirito territoriale rendendo più efficiente e automatizzata la gestione dalla fase di lancio e vendita biglietti fino alla conclusione del percorso.
Domenica 18 maggio, oltre 1400 persone da tutta la Valdera (e non solo!) hanno attraversato campagne e strade bianche tra Pontedera e le sue frazioni, attraversando 8 tappe enogastronomiche, divise in 10 slot di partenza ogni 20 minuti e due prevendite andate sold out in poche ore.
Sono stati i vent’anni di Mangialonga e, per l’occasione, è stato fatto un salto di qualità digitale 2.0, mantenendo intatto tutto quello che rende questo evento speciale: il cibo, i luoghi, le persone, ma aggiungendo la tecnologia che mancava.
La Mangialonga è un percorso enogastronomico diffuso in tutta Italia che valorizza il territorio e le sue eccellenze: questa, in particolare, è stata organizzata dal Comune di Pontedera insieme ad alcune delle aziende locali più conosciute e apprezzate, in una giornata in cui le colline che circondano la città diventano un percorso da vivere, tappa dopo tappa.
E, quest’anno, oltre a costruire il sistema, il team AIM era tra i partecipanti per un… live test. Ma ci arriviamo.
Come funziona: tre livelli e un unico flusso di gestione
Il sistema è stato progettato su un widget JavaScript integrabile nel sito dell’evento, un backend sincronizzato e dashboard operative differenziate per ruolo.
Lato utente, l’esperienza doveva essere lineare da qualsiasi smartphone o desktop:
- aprire il pannello acquisti
- scegliere lo slot orario disponibile,
- inserire nominativi e preferenze alimentari, per vegetariani e celiaci,
- completare il pagamento tramite integrazione Nexi,
- ricevere conferma immediata con ticket PDF in courtesy mail e QR code
Abbiamo implementato anche una funzione di cessione del biglietto che aggiorna automaticamente il nominativo associato al ticket tramite verifica del codice, senza interventi manuali da parte dell’organizzazione.
Lato operatori, ecco un esempio pratico del funzionamento:
Ore 10.20, tappa 3. Un gruppo di 150 persone sta per arrivare. L’operatore apre il telefono, scansiona il QR code e vede già tutto ciò che serve: quanti sono, chi ha intolleranze alimentari, se qualcuno sta passando due volte. Senza chiamate, senza fogli Excel, senza walkie-talkie.
Questo è stato possibile perché il backend integra:
- autenticazione operatori per checkpoint,
- registrazione passaggi per singola tappa,
- prevenzione automatica di doppi check-in,
- sincronizzazione disponibilità tra online e offline,
- dashboard operative dedicate alle singole aree dell’evento.
Il sistema è stato suddiviso per ruoli: operatore di tappa (lavora solo sulle informazioni della sua postazione) e check-in master (monitora l’andamento complessivo, controlla le disponibilità residue degli slot, coordina partenze e avanzamento percorso).
Il clickday: il momento della verità
Dopo il primo sold-out, il 6 maggio sono stati resi disponibili altri 100 biglietti tramite clickday. Centinaia di persone connesse, pochi minuti: il sistema ha gestito centinaia di accessi contemporanei, decine di transazioni al minuto, aggiornamento real-time delle disponibilità e sincronizzazione continua degli slot residui senza rallentamenti, transazioni perse o sovrapposizioni.
Domenica 18 maggio: l'abbiamo testato anche noi
Diciamolo chiaramente: alcuni di noi non vedevano l’ora. Non tanto per vedere il sistema girare dal vivo – anche quello, certo – ma perché una giornata tra tappe gastronomiche, buon vino e le strade di Pontedera è esattamente il tipo di “test sul campo” che non si rifiuta.
Abbiamo scaricato il ticket, consegnato il QR agli operatori, aspettato il nostro slot. Ma la cosa più bella è stata l’essersi completamente dimenticati di aver interagito con un sistema di webapp. Pensavamo al prossimo piatto, alla prossima tappa. La tecnologia era lì, invisibile, a fare il suo lavoro.
E, per chi organizza, dietro quella giornata restano dati concreti su come si è mosso l’evento: picchi di affluenza, tempi medi tra le tappe, preferenze alimentari aggregate, distribuzione oraria delle partenze. Informazioni che non servono solo a far funzionare questa edizione, ma a rendere la prossima ancora migliore.
Una tecnologia invisibile per eventi da vivere
Il sistema non si esaurisce con la giornata. Resta uno strumento di analisi e pianificazione per le edizioni successive: quali slot hanno funzionato meglio, dove si sono concentrati i partecipanti, quali tappe hanno richiesto più coordinamento.
L’approccio open source garantisce personalizzazione completa, modularità, scalabilità e indipendenza tecnologica e rende il tool replicabile in contesti simili: percorsi enogastronomici, eventi sportivi con partenze scaglionate, visite guidate a gruppi, manifestazioni territoriali con accessi distribuiti.
Perché più l’evento è complesso, più la soluzione deve essere semplice.
Se stai pensando a un sistema per coordinare e gestire un evento dal ticketing al flusso utente, contattaci: costruiamo soluzioni open source capaci di garantire adattabilità per ogni evento.
